Die neuen Vorschriften für den Einsatz von Kassensystemen verunsichern und beunruhigen immer mehr Weinfachhändler und Weinerzeuger. Jahrelang ist die deutsche Finanzverwaltung jahrelang recht großzügig in Bezug auf Kassensysteme und deren Prüfung verfahren, zukünftig werden die Vorschriften  streng durchgesetzt.  Nach den GDPdU gelten nun die GoBD – aber was bedeuten diese Abkürzungen und welche Auswirkungen haben diese Vorschriften für selbstständige Unternehmer?

Ab dem 01.01.2017 hat die gute alte Registrierkasse endgültig ausgedient, denn alle elektronisch erstellten Unterlagen müssen „während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar“ archiviert werden – jeder Einzelbeleg, also Kassenbon, muss reproduziert werden können. Besonders großen Wert legen die Finanzbehörden darauf, dass Datenänderungen jederzeit nachvollziehbar sein müssen. So ist es bei der Stornierung eines abgeschlossenen Geschäftsvorfalls beispielsweise unerlässlich, dass dieser nicht gelöscht wird, sondern erkennbar bleibt. Es besteht zwar keine Verpflichtung zum Einsatz eines modernen Kassensystems – allerdings müssen auch beim Führen einer „offenen Ladenkasse“ zahlreiche Vorschriften und Dokumentationspflichten beachtet werden. Vermutlich werden Betriebsprüfer manuell geführte Kassenbücher besonders kritisch überprüfen, zumal bei diesen die Fehlerwahrscheinlichkeit idR höher ist als bei elektronischen Systemen.

Für welche Systeme gelten die GoBD?

Die GoBD beziehen sich nicht nur auf die Buchhaltung, sondern ausdrücklich auch auf Vor- und Nebensysteme wie die Kasse, Warenwirtschaft, Zahlungsverkehrssysteme und sogar elektronische Waagen.

GoBD  – was  muss ich beachten?

Sämtliche Kassenerlöse sind vollständig, unveränderbar und möglichst detailliert aufzuzeichnen. Das bedeutet, dass nicht nur die jeweiligen Umsätze, sondern auch die Bezeichnung und Menge der verkauften Ware sowie – falls bekannt – Name und Anschrift des Kunden protokolliert werden sollten. Grundsätzlich gilt, dass alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen – zu denen auch Kassenbelege zählen – in der Form aufbewahrt werden müssen, in der sie erstellt wurden bzw. eingegangen sind. Demnach ist für elektronisch erstellte Unterlagen eine elektronische Aufbewahrungsform erforderlich. Noch gibt es eine Übergangsregelung, die gestattet, bis zum 31.12.2016 Kassensysteme einzusetzen, die diese Anforderungen bauartbedingt nicht erfüllen können. Sämtliche Einzelaufzeichnungen wie Kassenbelege und Rechnungen müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.

Welche Voraussetzungen muss ein GoBD-konformes Kassensystem erfüllen?

Sobald ein Geschäftsvorfall in einem Datenverarbeitungssystem gespeichert wurde und eine Belegfunktion einnimmt (z.B. Rechnung), sind unprotokollierte Änderungen nicht mehr zulässig. Alle eingegebenen Daten dürfen nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, verfälscht oder verändert werden. Es steht dem Unternehmer frei, ob er die Unveränderbarkeit über die verwendete Software, Hardware oder die eigene Organisation sicherstellt. Problematisch wäre beispielsweise das Auftauchen einer Rechnung, die von einem Kunden steuerlich geltend gemacht, im System des Weinhändlers jedoch storniert oder abweichend gespeichert wurde, ohne dass dies vom Unternehmer stichhaltig begründet und erklärt werden kann.

Welche Folgen hat eine Missachtung der GoBD?

Es kursieren wilde Gerüchte über horrende Strafen, wenn Kassensysteme die Anforderungen nicht erfüllen. Mit ersten juristischen Verfahren ist frühestens Ende 2016 zu rechnen, denn Betriebsprüfungen beziehen sich idR auf Geschäftsjahre, die in der Vergangenheit liegen. Bis dahin kann über Folgen nur spekuliert werden. Dennoch ist es in jedem Fall ratsam, kritisch zu prüfen, ob die eigene (Kassen-)Buchführung der Finanzbehörde Beanstandungspunkte liefern würde.

Muss jeder Händler ab 2017 ein elektronisches Kassensystem einsetzen?

Nein, die „offene Ladenkasse“ darf weiterhin verwendet werden – auch wenn viele Kassenhersteller Gegensätzliches behaupten. In diesem Fall besteht unbedingt die Notwendigkeit, ein genaues Kassenbuch zu führen und sämtliche Barbestände täglich zu erfassen. Der Unternehmer muss u. U. nachweisen, dass seine Aufzeichnungen nicht nachträglich verändert, ergänzt oder manipuliert wurden. Im Vergleich zum Tagesabschluss mit einem modernen Kassensystem ist das Führen eines manuellen Kassenbuchs deutlich aufwändiger und zeitintensiver. Sämtliche Barbestände sollten ganz genau erfasst werden, die Verwendung von Zählprotokollen ist empfehlenswert.

Müssen Kassensysteme zertifiziert sein?

Viele Hersteller werben damit, dass Ihr System zertifiziert sei – allerdings entfalten Hersteller-Zertifikate bislang keinerlei Bindungswirkung gegenüber Finanzverwaltung oder Gerichten.

Bislang stellt das Bundesfinanzministerium keine Softwarezertifikate aus und verlangt auch nicht, dass die eingesetzten Systeme über eine Zertifizierung verfügen. Allerdings wird über die Einführung eines Manipulationsschutzes für Kassensysteme diskutiert. Diese neuen Regelungen werden voraussichtlich ab 2020 gelten, mit einer Übergangsfrist bis 2022. Die Umsetzung wird der Gesetzgeber voraussichtlich den Kassenherstellern überlassen.

Wie sichere ich meine Daten gegen unvorhersehbaren Verlust?

Wenn Sie Ihre Daten selbst sichern, sollten Sie das täglich tun und die Datenträger gut geschützt verwahren. Es ist empfehlenswert, mindestens 2 Kopien zu erstellen und diese an verschiedenen Orten aufzubewahren. Sicher sind ein Brand oder Wasserschaden unwahrscheinlich – aber eben leider nicht völlig auszuschließen. Einfacher, bequemer und zeitsparender ist der Einsatz einer Kassenlösung, bei der die Daten vom Anbieter gehosted werden. Sie sollten unbedingt überprüfen, ob dieser nach strengen Datenschutzrichtlinien agiert und ihre Daten vor unbefugtem Zugriff Dritter geschützt werden.

Dürfen Rechnungen mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellt werden?

Ja. Allerdings gilt es auch hier, Dokumentations– und Aufbewahrungspflichten zu beachten. Sofern Sie die Belege mit dem Programm speichern wollen, müssen Sie sicherstellen, dass keine unprotokollierten Änderungen vorgenommen wurden – und dies sollten Sie im Zweifel auch beweisen können. Wenn Sie eine Maske verwenden, die Sie überschreiben, ohne dass eine Speicherung erfolgt, gilt die Rechnung nicht als elektronischer, sondern als Papierbeleg. Der muss in originaler Form aufbewahrt oder in einem genau dokumentierten Verfahren eingescannt und archiviert werden.

Wo finde ich weitere Informationen?

Das Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu den GoBD finden Sie unter http://www.bundesfinanzministerium.de/.

Auf Anfrage des Bundesfinanzministeriums hat der HDE (Handelsverband Deutschland) eine Stellungnahme zu den Vorschriften verfasst, die unter http://www.einzelhandel.de/ zum Download bereitsteht.

 

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Information zu diesem Beitrag:

Diese Auflistung haben wir nach bestem Wissen und Gewissen für Sie zusammengestellt. Alle Angaben beziehen sich auf Vorschriften und Empfehlungen des Bundesministeriums für Finanzen (BMF). Dennoch ersetzt sie keine Rechtsberatung. Sofern Unsicherheiten bestehen, mit welchen Maßnahmen Sie die Anforderungen des BAMF bestmöglich umsetzen können, empfehlen wir die gemeinsame Ausarbeitung eines Konzeptes mit Ihrem Steuerberater.

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